Oltre ai comandi dei menù a discesa, il sistema, per praticità, prevede l’utilizzo Tasti di scelta rapida per il richiamo delle funzioni più utilizzate :

*	Dipendenti	*	Società
*	Periodi lavorativi	*	Giustificativi
*	Gruppi orari	*	Formule
*	Calendario delle festività	*	Inquadramenti
*	Timbrature	*	Gestione cartellino
*	Stampa cartellino	*	Totalizzazione automatica
*	Giustificazione	*	Anomalie
*	Presenti / Assenti	*	Esportazione verso paghe

Predisposizione delle Festività particolari

Selezionando la voce Festività del menù Tabelle compare una finestra con il calendario di un mese. Per programmare le Festività particolari è sufficiente associare il periodo lavorativo al giorno interessato.

Gestione Anagrafica Dipendenti

Selezionando la voce Dipendenti del menù Tabelle compare la finestra con l’elenco dipendenti registrati.

In questa procedura è possibile gestire i dati dei dipendenti ( aggiunte o modifiche all’esistente).

Cicli

Ad ogni dipendente viene associato un ciclo di lavoro. Ogni ciclo viene generato creando una tabella sequenziale di periodi di lavoro o gruppi di orari che dovranno poi essere nei svolti giorni indicati.

Gestione Periodi lavorativi e definizione Fasce Orarie

Il periodo è un intervallo di tempo (max 24h) composto da una o più fasce orarie. Le fasce possono essere di 3 tipi:

• Assenza ( in colore verde; in questa fascia il dipendente non è abilitato alla presenza )
• presenza facoltativa (in colore giallo; la fascia comprende margini orari per la parte facoltativa. Ad. Es. aree di flessibilità)
• presenza obbligatoria (in colore rosso; all’interno di questa fascia la presenza si intende obbligatoria)

Una volta impostato il nome e l’ora di inizio del periodo le singole fasce vengono programmate con l’inserimento della loro durata, tipo e eventuali proprietà associate (giustificativi).

Giustificativi

Il sistema non limita il numero di nuovi giustificativi.

• Nella fase di generazione di un giustificativo è possibile:
• dare un nome al giustificativo (Descrizione),
• generare una abbreviazione per la visualizzazione sul cartellino del dipendente,
• fissare un eventuale codice paghe
• selezionare una formula che ne indichi eventuali specificità ( ad. Es. può esistere un giustificativo specifico per l’arrotondamento delle timbrature ad un valore determinato ( stabilito dall’utente).

Questa specificità viene gestita dal campo formule.

Le formule disponibili dall’applicativo standard permettono di avere varie opzioni di calcolo delle fasce.

Formule

Il corretto funzionamento dell’applicativo è legato all’impostazione delle formule.

Tutti i calcoli effettuati dall’applicativo, intesi come calcolo del lavorato, delle eccedenze, delle assenze, degli arrotondamenti, dei giorni lavorati e di tutti gli automatismi associati al calcolo del cartellino del dipendente, sono infatti generati da formule, pertanto risulta facilmente comprensibile l’importanza di tale funzione.

Il software ORIONE viene fornito con un set di formule standard che risolvono la maggior parte dei calcoli necessari al normale funzionamento della procedura.

Per calcoli particolari è necessario predisporre formule personalizzate. In questo caso è necessario contattare la WELLDATA al fine di analizzare le necessità specifiche e, nella maggior parte dei casi senza costi aggiuntivi, di aggiornare una formula esistente o crearne una ad hoc.

Gestione Ricostruzione Cartellino

Questa funzione permette di calcolare, in base alle transazioni presenti in archivio, le ore lavorate a saldo di un dipendente in un mese. Le ore lavorate indicano tutte le ore che un dipendente ha totalizzato nel mese, mentre il saldo è il totale delle ore che si scostano da quello che avrebbe dovuto effettivamente lavorare (in base alle ore contrattuali), sia in positivo che in negativo.

Il totale delle ore lavorate viene calcolato attraverso un arrotondamento delle transazioni che danno origine un lavorato giornaliero mentre il saldo viene calcolato come la differenza tra le ore previste da contratto e il lavorato giornaliero. Se il saldo è positivo si avranno delle ore lavorative di straordinario che saranno oggetto di un ulteriore calcolo in base al parametro impostato nella sezione giustificativi. Una volta finito il calcolo, il programma visualizza un resoconto giornaliero (per riga) ed un resoconto totale mensile.

E’ possibile effettuare delle modifiche sulle timbrature, inserirne delle nuove, modificare le ore di presenza/assenza od associare eventuali giustificativi giornalieri. Per modificare le timbrature o le ore di presenza/assenza è sufficiente posizionarsi con il puntatore del mouse sopra al numero che si vuole modificare ed effettuare la variazione. Per associare dei giustificativi è necessario trascinare il giustificativo scelto dall’elenco dei giustificativi nella finestra dei giustificativi giornalieri e quantificarlo in ore. Per rielaborare il cartellino è necessario premere il pulsante raffigurante la matita con la gomma (azzera). Il programma effettuerà nuovamente il calcolo tenendo conto delle variazioni apportate. Se si preme il pulsante del calcolo senza avere azzerato il periodo modificato non ci sarà alcuna variazione sul risultato.

Stampa Cartellini

La fase di stampa dei cartellini permette di avere su supporto cartaceo la stampa dei cartellini dei dipendenti con il riepilogo giornaliero e mensile della rilevazione presenze.

E’ possibile avere anche una stampa Giornale con le sole indicazione dei totali senza le singole timbrature effettuate.

Elenco Anomalie

Permette di effettuare una lista dei dipendenti che hanno almeno un’anomalia ancora non giustificata; selezionando la voce Elenco Anomalie del menù Servizi compare la finestra con l’elenco delle anomalie dipendenti per mese selezionato; selezionando il dipendente con le anomalie è possibile entrare nel suo cartellino e correggere le anomalie riscontrate dal programma. Dopo aver effettuato le correzioni e salvato il cartellino, il dipendente verrà eliminato dall’elenco delle anomalie di quel determinato mese.

Presenti / Assenti

Permette di effettuare una lista per il controllo della forza lavoro in giorno specifico; selezionando la voce Presenti/Assenti del menù Servizi compare la finestra in cui è possibile selezionare il tipo di lista ed il giorno interessato. Il risultato di questa selezione è una stampa con l’elenco completo dei Presenti o degli Assenti del giorno impostato.

Totalizzazione Automatica

Permette di eseguire la ricostruzione del cartellino per n dipendenti; selezionando la voce Totalizzazione Automatica del menù Servizi compare la finestra con l’elenco dei dipendenti; selezionando il mese ed i dipendenti è possibile effettuare la ricostruzione dei cartellini. Una volta finito il calcolo compare una finestra con tutti i dipendenti che hanno delle anomalie nel cartellino. Selezionando i dipendenti è possibile entrare nel loro cartellino ed apporre le modifiche o giustificativi per risolvere le anomalie.

Giustificazione

Permette di eseguire la giustificazione per più giorni per n dipendenti; selezionando la voce Giustificazione del menù Servizi compare la finestra con l’elenco dei dipendenti; selezionando il periodo ed i dipendenti è possibile impostare il giustificativo e la relativa durata effettuando la giustificazione.

Esporta verso paghe

Selezionando la voce Esporta verso paghe del menù Servizi compare una finestra per indicare la posizione e il nome dove si vuole generare il file per il passaggio dei dati al pacchetto di gestione paghe.

Il tracciato standard è il seguente:

CA | DIP | MAT | CG | DUR | .......... | CG | DUR |

dove :

CA = Codice Azienda (03 caratteri)

DIP = Nominativo del Dipendente (40 caratteri)

MAT = Matricola del Dipendente (10 caratteri)

CG = Codice del Dipendente (03 caratteri)

DUR = Durata del Giustificativo (06 caratteri)

I codici azienda e giustificativi si inseriscono nelle rispettive maschere di inserimento/modifica.

A richiesta possono essere sviluppati tracciati personalizzati.

Guida in linea

Il sistema prevede un Help in linea che fornisce un valido aiuto per reperire informazioni riguardanti tutte le funzioni del programma. La guida in linea può essere richiamata selezionando la voce Aiuto e successivamente Guida in linea, oppure, in qualunque momento premendo il tasto F1.

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